Les acteurs

Dans Bilan+, tout se passe dans un cabinet, entre trois sortes de personnes : les consultants, l’administrateur du cabinet et les bénéficiaires. S’y ajoutent les répondants du Bilan 360°, qui n’ont pas de compte.

Cette page dit ce que chacun fait, et surtout ce que chacun voit. C’est la clé pour comprendre la confidentialité d’un dossier.

Qui fait quoi, pilier par pilier

Bilan+ s’organise autour de cinq piliers (voir Ce qu’est Bilan+). Le consultant prépare et anime chacun d’eux ; le bénéficiaire en vit le résultat.

flowchart LR
    subgraph CO["Le consultant"]
        C1["<b>1.</b> crée ses activités<br/>et ses ressources"]
        C2["<b>2.</b> assemble le parcours"]
        C3["<b>3.</b> planifie et tient<br/>les séances"]
        C4["<b>4.</b> rédige la synthèse<br/>avec Billy"]
    end
    subgraph BE["Le bénéficiaire"]
        B1["fait ses activités,<br/>lit ses ressources"]
        B2["suit son parcours,<br/>étape par étape"]
        B3["vient en séance,<br/>émarge"]
        B4["reçoit sa synthèse,<br/>la signe"]
    end
    C1 --> B1
    C2 --> B2
    C3 --> B3
    C4 --> B4

Pilier	Le consultant	Le bénéficiaire	L’administrateur du cabinet, en plus
1. La boîte à outils	crée ses activités et ses ressources, les range dans ses bibliothèques	fait les activités, lit les ressources	range des contenus sur l’étagère « Cabinet » des bibliothèques (formule Équipe)
2. Le parcours	prépare ses modèles de parcours, en applique un à chaque bénéficiaire, l’adapte	suit sa frise d’étapes	—
3. Les séances	planifie, tient la visio, enregistre, prend ses notes, lance l’émargement	rejoint la visio, lit les notes partagées, confirme sa présence	—
4. La synthèse	prépare son modèle de synthèse, fait rédiger le premier jet, le relit, le partage	lit la synthèse partagée, confirme sa réception, la signe	—
5. Billy	l’utilise à chaque pilier	converse avec un Billy personnalisé, si le consultant en a posé un	—

L’administrateur voit aussi les dossiers de tous les bénéficiaires du cabinet : voir plus bas.

Le cabinet

Le cabinet est l’unité de base de Bilan+. Il rassemble un ou plusieurs consultants et leurs bénéficiaires, et c’est lui qui est abonné.

Un consultant indépendant a lui aussi son cabinet : il est créé en même temps que son compte, et le consultant en est l’administrateur. Un consultant invité par un collègue, lui, rejoint le cabinet de ce collègue.

Rien ne traverse la frontière d’un cabinet. Un consultant, même administrateur, ne voit rien de ce qui se passe dans un autre cabinet.

flowchart TB
    CAB["<b>Cabinet</b><br/>abonnement, charte graphique,<br/>modèles partagés"]
    ADM["<b>Administrateur du cabinet</b><br/>un consultant avec les clés"]
    C1["<b>Consultant</b>"]
    B1["<b>Bénéficiaire</b>"]
    B2["<b>Bénéficiaire</b>"]
    R["<b>Répondants du Bilan 360°</b><br/>sans compte"]
    CAB --- ADM
    CAB --- C1
    ADM -- "référent de" --> B1
    C1 -- "référent de" --> B2
    B2 -. "lien partagé" .-> R

Le consultant et ses bénéficiaires

Le consultant mène les bilans. Il invite ses bénéficiaires, leur donne un parcours, anime les séances et rédige la synthèse.

Chaque bénéficiaire est rattaché à un seul consultant, son consultant référent. Le référent a tous les droits sur le dossier du bénéficiaire : parcours, résultats de tests, séances, documents, synthèses, Bilan 360°.

Un collègue du même cabinet, lui, ne voit rien de ce dossier. Être dans le même cabinet ne suffit pas. Pour qu’un autre consultant reprenne un bénéficiaire, l’administrateur du cabinet le lui réassigne. Le bénéficiaire change alors de référent, et ses séances suivent.

La fiche du bénéficiaire

Le consultant travaille chaque dossier dans la fiche du bénéficiaire. Elle compte sept onglets :

« Suivi » : le parcours du bénéficiaire (voir Le parcours) ;
« Sessions » : ses séances (voir Les séances) ;
« Explorations » : ses enquêtes métier (voir Les activités) ;
« Orientation » : les métiers proches de son profil (voir Les activités) ;
« Synthèses » : ses synthèses (voir La synthèse) ;
« Documents » : les documents de son dossier (voir Les documents) ;
« Champs » : les informations propres à ce bénéficiaire, reprises dans les documents (voir Les documents).

L’administrateur du cabinet

L’administrateur du cabinet est un consultant comme les autres, avec les clés du cabinet en plus. Il peut :

gérer l’abonnement du cabinet ;
régler la charte graphique : logo, couleurs, police, en-tête et pied de page des documents ;
renseigner les « Informations du cabinet », saisies une seule fois pour tous les documents : SIRET, adresse, numéro de déclaration d’activité, représentant légal ;
inviter d’autres consultants, en faire des administrateurs, les supprimer ;
ouvrir et modifier le dossier de n’importe quel bénéficiaire du cabinet, même s’il n’en est pas le référent.

Un cabinet peut avoir plusieurs administrateurs.

Le travail à plusieurs consultants dépend de la formule. Sont réservés à la formule Équipe, celle des cabinets de plusieurs consultants :

inviter un consultant ;
réassigner un bénéficiaire ;
en tant qu’administrateur, voir dans sa liste les bénéficiaires de tout le cabinet ;
partager une bibliothèque commune de contenus.

La page Formules et crédits détaille ce que comprend chaque formule.

Le bénéficiaire

Le bénéficiaire est la personne qui fait son bilan. Le consultant lui envoie une invitation par courriel. Le lien est valable 7 jours et ne sert qu’une fois. En le suivant, le bénéficiaire choisit son mot de passe. Il accepte aussi les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.

Il a ensuite son propre espace dans Bilan+, et un seul écran à comprendre : son parcours. C’est une frise d’étapes préparée par son consultant. Tout ce qu’il a à faire part de là : les activités (tests, formulaires, exercices, portfolio, exploration des métiers) et les ressources à lire.

Il voit tout ce qu’il produit lui-même, dès qu’il le produit. Pour le reste, c’est le consultant qui décide :

une synthèse n’apparaît dans son espace qu’une fois que le consultant l’a partagée ;
un document apparaît dans son parcours quand le consultant le joint à une de ses étapes ; un document rédigé pour lui dans son dossier lui est lisible ;
les notes privées que le consultant prend sur une séance ne lui sont jamais montrées.

Il échange avec son consultant par la messagerie de Bilan+. Depuis son espace, il ne peut écrire qu’à son consultant. Seul un consultant peut ouvrir une conversation de groupe.

Les répondants du Bilan 360

Le Bilan 360° fait noter le bénéficiaire par ses proches : collègues, amis, famille. Ces répondants n’ont pas de compte : ils répondent par un lien que le bénéficiaire leur transmet lui-même. Le fonctionnement complet est décrit dans Les activités.

Qui voit quoi

	Consultant référent	Collègue du cabinet	Administrateur du cabinet	Bénéficiaire
Parcours, résultats, séances du bénéficiaire	oui	non	oui	les siens
Synthèse en cours de rédaction	oui	non	oui	non
Synthèse partagée	oui	non	oui	oui
Document de son dossier	oui	non	oui	lisible ; dans son parcours s’il est joint à une étape
Notes privées de séance	oui	non	oui	non
Abonnement, charte graphique, comptes du cabinet	non	non	oui	non

Ce tableau parle des dossiers des bénéficiaires. Les modèles et les contenus de bibliothèque suivent une autre logique. En formule Équipe, l’étagère « Cabinet » des bibliothèques est visible de tous ses consultants. Seul un administrateur y range un contenu. Voir Les bibliothèques.

L’équipe de Bilan+

L’équipe de Bilan+ dispose d’un accès d’administration à l’ensemble de la plateforme. Elle s’en sert pour dépanner les cabinets.

Pour aller plus loin

Les activités : la boîte à outils du consultant, et ce que le bénéficiaire en voit.
Formules et crédits : ce que chaque formule ouvre.
Travailler en cabinet : inviter un collègue, réassigner un bénéficiaire.
Confidentialité et données : où vont les données d’un bilan.