La synthèse

La synthèse est le document qui clôt un bilan de compétences. Elle appartient au bénéficiaire : c’est à lui qu’on la remet. Dans Bilan+, Billy, l’assistant IA de Bilan+, en rédige un premier jet à partir des sources que vous choisissez. Vous le relisez, vous le corrigez, puis vous le remettez.

C’est le quatrième pilier de Bilan+, et il récolte les trois premiers : le travail fait sur les activités, les ressources données, les séances tenues. Une synthèse se prépare depuis l’onglet « Synthèses » du bénéficiaire, avec le bouton « Nouvelle synthèse ».

Votre modèle de synthèse

Le modèle de synthèse est l’outil qui fait la qualité du livrable. Il se prépare avant le bilan, une fois pour toutes, et se range dans « Templates », à côté des modèles de documents. C’est lui qui donne à chaque synthèse votre plan, votre façon d’écrire et votre mise en page.

Un modèle de synthèse mélange deux sortes de blocs.

Des parties fixes, recopiées telles quelles : en-tête, intercalaires, « Fait à …, le … ».
Des sections rédigées par Billy. Chacune a son titre et sa consigne, le « Prompt IA » : ce que Billy doit y écrire, et comment. C’est là que vous mettez votre méthode.

Bilan+ en fournit trois : « Synthèse du bilan de compétences », « Synthèse Coaching de carrière » et « Synthèse Reclassement / Outplacement ». Ils ne se modifient pas : dès que vous en retouchez un, Bilan+ vous en fait votre version (voir Les bibliothèques).

Pour créer le vôtre, trois chemins :

« Partir du modèle réglementaire » : il porte les six sections que prévoit le Code du travail, dont vous adaptez chaque consigne ;
« Importer avec Billy » : Billy convertit en modèle une synthèse que vous avez déjà, en PDF ou en Word ;
« Créer de zéro (avancé) » : une page vide.

Un modèle peut aussi porter son ton par défaut.

Les variables du modèle (nom du bénéficiaire, dates, financeur…) fonctionnent comme dans Les documents : Bilan+ demande les valeurs qui manquent avant de générer, et elles restent vivantes dans la synthèse.

On peut aussi y poser des blocs de résultats : le résultat d’un test (RIASEC, Big Five…), le Bilan 360°, l’adéquation métiers, ou le détail d’une séance. Dans le modèle, chaque bloc dit seulement ce qu’il affichera (« Aperçu : … »). Dans la synthèse d’un bénéficiaire, il affiche ses résultats à lui.

Ces blocs montrent toujours le chiffre qui fonde un classement : « 75/100 » à côté d’un trait, un score sur 100 à côté d’un métier. Deux valeurs égales ont le même rang, écrit « 1 ex æquo » ; quand toutes sont égales, le bloc écrit qu’aucune ne se détache plutôt que d’en classer une première. Quelques lectures à connaître avant de recopier un bloc dans votre texte :

RIASEC : quand deux dimensions sont à égalité, une ligne sous le code dit que leur ordre suit une convention (R, I, A, S, E, C), pas les réponses.
16 personnalités : un axe proche de 50/50 est dit « Équilibrée », et le type en quatre lettres est alors indicatif.
Moteurs professionnels : l’ordre est celui que le bénéficiaire a choisi au questionnaire ; le chiffre à côté compte ses énoncés notés 4 ou 5.
Bilan 360° : chaque qualité est notée de 1 à 5, par le bénéficiaire (« auto-évaluation ») et par son entourage ; l’écart moyen entre les deux est donné en points.
Adéquation métiers, cartographie, compétences signature : tant que le bénéficiaire n’a ni test terminé, ni Bilan 360°, ni compétence au portfolio, ces blocs disent qu’il n’y a pas encore de quoi calculer.
Adéquation métiers et cartographie : l’indice (0 à 100) situe un métier face à tous les autres, critère par critère du profil. Ce n’est pas un pourcentage de compatibilité : ne l’écrivez pas « compatible à 80 % ».

Quand un bloc n’a rien à montrer, il le dit : « Le bénéficiaire n’a pas encore terminé ce test. » (le bénéficiaire lit « Vous n’avez pas encore terminé ce test. »). Si le chargement échoue, le bloc affiche « Impossible de charger ce résultat pour le moment. » et un bouton « Réessayer » : ce n’est pas un fait sur le dossier. Un bloc de test laissé vide vous propose de choisir le test ou de retirer le bloc. Le bénéficiaire ne voit aucun outil d’édition dans la synthèse qu’il lit.

Le détail d’une séance (commande « / », catégorie « Séances », « Détail d’une séance ») se présente replié : son titre, sa date, sa durée et son état (à venir, réalisée, annulée). Un clic le déplie sur les notes de la séance. Vous y voyez aussi vos notes privées, dans un cadre à part : ni le bénéficiaire ni le PDF ne les montrent. Tant que vous n’avez pas choisi la séance dans la liste, le bloc reste vide : Bilan+ ne choisit plus à votre place. Pour toutes les séances d’un coup, prenez le récapitulatif des séances (voir Les documents).

Le bénéficiaire voit les mêmes résultats que vous dans la synthèse partagée, sauf les blocs d’orientation, tirés de l’onglet « Orientation » de son dossier (adéquation métiers, compétences signature, cartographie des domaines). Ces trois blocs lui affichent « Résultat non partagé par votre consultant. » Le détail d’une séance lui montre ce que vous avez partagé, jamais vos notes privées ; il n’est pas cliquable vers la page de la séance. Un lien qu’il ne peut pas ouvrir (séance supprimée, document non publié) ne s’affiche pas chez lui.

Deux façons de la rédiger

L’écran de création propose deux types de synthèse.

« Synthèse libre » : Billy écrit un texte suivi, d’un seul jet, sans modèle.
« Avec template » : vous choisissez un modèle de synthèse, et Billy en remplit les sections une à une, en suivant leurs consignes. C’est la façon de produire un livrable mis en page.

Avec un modèle, deux modes de génération existent.

« Automatique » : toutes les sections s’enchaînent. Billy les écrit à la suite, en gardant sous les yeux tout ce qu’il a déjà rédigé : le ton reste le même d’une section à l’autre, et il ne répète pas ce qu’il a déjà dit.
« Supervisé » : Bilan+ s’arrête après chaque section. Vous la relisez, vous la corrigez vous-même ou vous la faites modifier par Billy autant de fois que vous voulez, puis vous passez à la suite avec « Section suivante », quand vous voulez. Pendant la pause, la fenêtre Billy vous met en relation avec celui qui rédige votre synthèse : demandez-lui un changement (« raccourcis la conclusion de cette section », « ajoute une phrase sur la formation ») et il modifie le document sous vos yeux, dans la section que vous relisez ou dans une section précédente. Il n’écrit pas la section suivante à l’avance : elle s’écrit quand vous cliquez « Section suivante ». Vous pouvez aussi lui poser une question ou lui faire une remarque : il en tient compte dans les sections suivantes. « Réécrire cette section » reprend la section en entier, avec si vous voulez une consigne (« plus court », « citez les dates des séances »). Ces échanges sont gratuits. Pour la section suivante, Billy relit le document tel qu’il est, avec vos corrections et les siennes, et vos messages : inutile de lui décrire ce qui a changé.

Dans l’éditeur d’une synthèse, quel que soit son mode, la fenêtre Billy est là dès que Billy n’est pas en train d’écrire : synthèse terminée, arrêtée, en pause, ou écrite à la main. Demandez-lui un changement (« raccourcis la conclusion », « ajoute un paragraphe sur la formation après le plan d’action ») : il modifie le document sous vos yeux, sans toucher aux titres des sections. Ces échanges sont gratuits et restent affichés quand vous revenez sur la synthèse.

Billy protège ce que vous avez corrigé dans un texte qu’il a rédigé. Une phrase que vous avez écrite ou corrigée n’est jamais retirée, ni quand vous cliquez sur « Réécrire cette section », ni quand vous lui demandez de modifier la synthèse : s’il ne peut pas faire ce que vous demandez sans l’enlever, il vous le dit et la laisse en place. Pour la changer ou la supprimer, faites-le vous-même dans le document. Cette protection ne vaut que pour un texte rédigé par Billy : une synthèse écrite à la main, ou rédigée avant le 28 septembre 2026, n’en bénéficie pas.

Vous réglez aussi le ton : vouvoiement, tutoiement ou troisième personne, et le genre du bénéficiaire. Vous pouvez ajouter des instructions libres.

Avec un modèle, votre choix de ton vaut pour chaque section, dès la première, même si le modèle a été écrit dans un autre ton. Chaque section vise 250 à 450 mots. Billy ne présente comme fait que ce qui a eu lieu : une séance planifiée ou un contact seulement proposé restent des étapes à venir. Il n’invente pas d’échéance : une étape sans date dans le dossier porte « à définir avec votre consultant ».

Billy peut aussi poser quelques blocs dans le texte : le résultat d’un test que le bénéficiaire a passé, son Bilan 360°, un lien vers une séance ou une carte qu’il a lue. Deux au plus par section, et chacun une seule fois dans le document. Un bloc qui ne renverrait à rien est retiré avant l’enregistrement.

Ce que Billy lit

Vous choisissez les « Données à utiliser ». Il y en a trois :

« Parcours d’accompagnement » : le travail posé sur les cartes du parcours ;
« Sessions d’accompagnement » : les séances qui ont eu lieu ;
« Conversations coach ↔ IA » : vos échanges avec Billy au sujet de ce bénéficiaire.

Pour rester cohérent avec ce qui a déjà été remis, Billy lit aussi des extraits des trois dernières synthèses partagées au bénéficiaire.

flowchart TB
    P["<b>Parcours</b><br/>activités et ressources<br/>des cartes"]
    S["<b>Séances</b><br/>celles retenues"]
    C["<b>Échanges</b><br/>avec Billy"]
    M["<b>Modèle</b><br/>de synthèse"]
    G["Rédaction par Billy<br/>noms remplacés"]
    R["Relecture et corrections<br/>par vous"]
    D["Partage au bénéficiaire"]
    F["Synthèse finale<br/>et accusé de réception"]
    SG["Signature<br/>PDF figé"]
    P --> G
    S --> G
    C --> G
    M --> G
    G --> R --> D --> F
    D --> SG

Dans chaque source, vous pouvez affiner : une phase, une carte, une activité, une séance.

Quatre points à connaître.

Le parcours est la porte d’entrée des activités et des ressources. Les résultats de tests, les réponses aux formulaires et le portfolio arrivent par les cartes du parcours qui les portent. Des ressources posées sur ces cartes, Billy lit le titre, la description et, pour un document, son texte.
Les séances qui ont eu lieu. La source « Sessions d’accompagnement » propose les séances que la liste des séances dit « Réalisée » ou « Rouverte » : une séance dont l’heure est passée compte, même si vous ne l’avez pas clôturée. Pour qu’une séance passée n’y figure pas, marquez-la « non tenue ». Vous pouvez les retenir toutes ou seulement certaines. Pour chaque séance retenue, Billy lit ses notes, les cartes qui lui sont liées et le début de sa transcription (environ 8 000 caractères).
Quand les séances sont nombreuses, leur texte a une taille maximale. Au-delà, Bilan+ laisse de côté les séances les plus anciennes, entières, et garde toujours la plus récente. Billy en est prévenu.
Les notes privées sont lues. L’écran de la séance le dit : « Notes privées (invisibles pour le bénéficiaire, utilisées par la synthèse) ». Le bénéficiaire ne voit pas ces notes, mais la synthèse peut s’en inspirer. D’où l’importance de la relecture.

La génération demande que vous et le bénéficiaire ayez tous deux accepté l’usage de l’IA. Avant l’envoi au fournisseur d’IA, Bilan+ remplace votre nom complet et celui du bénéficiaire par des repères. Voir Confidentialité et données.

Relire, corriger, partager

La génération se suit en direct. Vous pouvez quitter l’écran : vous serez prévenu à la fin. Ensuite, la synthèse s’édite comme n’importe quel document, et chaque modification s’enregistre toute seule.

Tant que la synthèse est en « Brouillon », le bénéficiaire ne la voit pas. Le bouton « Partager » la rend visible dans son parcours. Le bénéficiaire reçoit une notification, puis un courriel. Au partage, la date du jour se fige dans le texte : la synthèse garde la date de sa remise. « Ne plus partager » la retire de sa vue.

La synthèse s’exporte en PDF ou en Word. Le détail d’une séance y est imprimé déplié, avec ce que le bénéficiaire a le droit de lire, jamais vos notes privées ; un lien vers une carte ou un document y devient une simple mention (« Étape du parcours : … »). Le bénéficiaire peut, lui aussi, « Télécharger en PDF » une synthèse partagée. Il reçoit la mise en page de votre dernier export PDF : page de garde, en-tête, pied de page, couleurs. Les blocs de mise en page (dépliant, vidéo, encadré, colonnes) y prennent la même forme que dans un document : voir Les documents.

La synthèse finale et l’accusé de réception

Un bénéficiaire peut avoir plusieurs synthèses. Une seule est la synthèse finale du bilan, celle que retient le dossier Qualiopi.

Vous la désignez avec « Marquer comme finale », une fois qu’elle est partagée. Le bénéficiaire est alors prévenu et invité à confirmer qu’il l’a bien reçue. Sa confirmation est datée : c’est la preuve de remise attendue par l’indicateur Qualiopi 11.

La signature

Une synthèse posée sur une carte du parcours peut être signée par le bénéficiaire, comme un document. Le circuit est décrit dans Les documents. Une fois signée, la synthèse est figée : ni vous ni Billy ne pouvez plus la modifier. Le PDF signé reprend les réglages de votre dernier export.

Ce que ça coûte

Rédiger une synthèse consomme 30 crédits d’IA, quel que soit le type ou le mode. Ils sont débités une seule fois, quand la rédaction démarre. Le détail est dans Formules et crédits.

Clore le bilan

Quand l’accompagnement est fini, vous clôturez le bilan. Le bouton « Terminer », en haut de la fiche du bénéficiaire, ouvre la fenêtre « Clôturer le bilan ».

Cette fenêtre récapitule une liste de points à vérifier, les heures réalisées, les séances et les activités terminées. Une case permet, au passage, d’« Exporter le dossier complet (ZIP) ». On ne peut clôturer que le bilan d’un bénéficiaire qui a accepté son invitation.

À la clôture :

le bénéficiaire reçoit une notification : « Votre bilan est terminé » ;
les administrateurs du cabinet en sont prévenus ;
Bilan+ envoie au bénéficiaire le questionnaire de satisfaction de fin de bilan (voir Qualiopi) ;
si le bénéficiaire occupait une place achetée à l’unité, celle-ci passe dans les « Clôturés » (voir Formules et crédits).

Pour aller plus loin

Billy : l’assistant de Bilan+ et ce qu’il lit.
Construire sa boîte à outils : ouvrir un modèle de synthèse et régler ses consignes.
Qualiopi : ce que la synthèse finale apporte au dossier d’audit.
Mener un bilan : de la première séance à la remise de la synthèse.