Les séances

La séance est le cœur du bilan de compétences : c’est là que vous et le bénéficiaire travaillez ensemble. Entre deux séances, le bénéficiaire avance dans son parcours ; en séance, on reprend ce qu’il y a produit. Dans Bilan+, une séance réunit tout ce qui s’y rattache : le rendez-vous, la visio, l’enregistrement, les notes et la feuille de présence.

À l’écran, les séances s’appellent aussi « Sessions » : c’est le nom de l’onglet de la fiche du bénéficiaire. Le bénéficiaire, lui, ouvre chaque séance depuis son parcours.

Un créneau et un contenu

Une séance, c’est d’abord un créneau : une date, une heure, une durée, pour un bénéficiaire. Il n’existe pas de séance sans créneau. Vous la planifiez depuis votre « Calendrier », ou depuis l’onglet « Sessions » de la fiche du bénéficiaire.

C’est ensuite un contenu, que vous remplissez avant, pendant et après le rendez-vous :

deux champs de notes, l’un partagé avec le bénéficiaire, l’autre privé ;
les cartes du parcours travaillées pendant la séance, les « Tâches liées » ;
la visio, l’enregistrement et sa transcription ;
l’émargement.

flowchart LR
    S["Séance<br/>créneau + contenu"]
    S --> N["Notes<br/>partagées et privées"]
    S --> V["Visio Bilan+"]
    S --> R["Enregistrement"]
    R --> T["Transcription<br/>et résumé"]
    S --> E["Émargement<br/>attestation PDF"]
    S --> Y["Synthèse et Billy"]
    E --> Q["Preuve Qualiopi"]

Ce qui prévient le bénéficiaire

Quand vous planifiez une séance, le bénéficiaire reçoit une notification « Nouvelle séance planifiée » dans Bilan+, doublée d’un courriel. Si la séance a lieu dans plus de 24 heures, il reçoit aussi un rappel 24 heures avant.

Si vous avez connecté votre agenda Google, la séance y est en plus ajoutée avec le bénéficiaire en invité. Google lui envoie alors l’invitation. Vous pouvez aussi y générer un lien Google Meet.

Quand vous changez la date, l’heure, la durée, le titre ou le lien de visio d’une séance, le bénéficiaire reçoit une notification « Séance modifiée » qui dit ce qui a changé, doublée d’un courriel. Si la date, l’heure ou le titre change, le rappel 24 heures avant est refait avec la nouvelle date et le nouveau titre. Quand vous annulez une séance, le bénéficiaire reçoit une notification « Séance annulée », et le rappel est supprimé. Si vous supprimez la séance, le rappel est supprimé aussi, mais le bénéficiaire n’est pas prévenu.

Enregistrer des notes, les siennes ou celles qu’il partage, ne prévient jamais le bénéficiaire. Modifier une séance déjà passée, tant qu’elle reste passée, ne prévient personne non plus, quel que soit le champ.

Une séance rattachée à une carte apparaît aussi dans le parcours du bénéficiaire, avec sa date.

La visio

La visio est intégrée à Bilan+. Sur la page de la séance, vous cliquez sur « Démarrer la visio ». La visio s’ouvre dans un encart qui reste affiché : vous pouvez continuer à naviguer dans Bilan+ pendant l’appel.

De son côté, le bénéficiaire ouvre la page de la séance dans son espace. Un bouton « Rejoindre la visio » y apparaît dès que vous avez démarré la visio. Il n’a pas de lien à recevoir.

Enregistrer, transcrire, résumer

L’enregistrement demande que le bénéficiaire ait accepté le traitement par l’IA et l’enregistrement audio de ses séances. S’il a refusé l’enregistrement audio, ou s’il n’a pas encore répondu, Bilan+ n’enregistre pas : la page de la séance affiche « Enregistrement audio désactivé », avec un bouton pour enregistrer un accord donné de vive voix.

L’enregistrement se fait dans votre navigateur, avec le bouton « Enregistrer ». Le son est sauvegardé en continu sur l’ordinateur. Si la page se recharge en cours de route, le son déjà capté est récupéré et peut être envoyé. Si l’onglet s’est fermé avant l’envoi, le son reste récupérable. Il suffit d’ouvrir, dans le même navigateur, la page de récupération des enregistrements (adresse : app.bilanplus.io/recuperation-audio).

Vous pouvez aussi importer un enregistrement fait ailleurs, avec « Importer un fichier ». Sur une séance déjà enregistrée, « Enregistrer la suite » ajoute une nouvelle partie sans effacer la précédente.

Une fois l’audio envoyé, Bilan+ le transcrit, sans que vous ayez à attendre devant l’écran. La transcription ne consomme pas de crédits IA. Quand toutes les parties sont transcrites, Bilan+ en rédige automatiquement un résumé. Vous pouvez le corriger. Le résumé reste privé tant que vous n’avez pas coché « Partagé avec le bénéficiaire ». Le bénéficiaire le lit alors sur la page de sa séance, sous « Compte-rendu de la séance ». La transcription, elle, n’est pas affichée au bénéficiaire.

Les notes

La page de la séance porte deux champs de notes, qui ne s’adressent pas au même lecteur.

Champ à l’écran	Qui le lit
« Notes de la session (visibles par le bénéficiaire) »	vous et le bénéficiaire, qui les voit sous « Notes de la séance »
« Notes privées (invisibles pour le bénéficiaire, utilisées par la synthèse) »	vous seul

Le premier champ sert à préparer la séance : points à aborder, objectifs. Le second garde vos observations.

L’émargement

L’émargement prouve que la séance a eu lieu. Il se fait par lien, sans que le bénéficiaire ait à se connecter.

Vous cliquez sur « Initier l’émargement ».
Le bénéficiaire reçoit un courriel avec un lien valable 48 heures. Il confirme sa présence sur la page qui s’ouvre.
Vous confirmez de votre côté, avec « Valider l’émargement ». Chacun confirme quand il le veut, dans n’importe quel ordre.
Quand les deux ont confirmé, Bilan+ produit une attestation de présence en PDF. Vous la téléchargez avec « Télécharger le PDF ».

L’attestation porte les deux confirmations horodatées. Elle porte aussi une empreinte, c’est-à-dire un code qui permet de prouver que le PDF n’a pas été retouché.

Ce que la séance nourrit

La synthèse. Les séances sont l’une des sources que vous faites lire à Billy. Pour chaque séance retenue, il lit ses notes, les cartes qui lui sont liées et le début de sa transcription. Voir La synthèse.
Billy. Quand vous discutez avec Billy au sujet d’un bénéficiaire, Billy connaît ses séances, notes privées comprises. Voir Billy.
Qualiopi. L’émargement confirmé des deux côtés est la preuve de présence qu’un audit demande. Voir Qualiopi.

Pour aller plus loin

Le parcours : les cartes que l’on rattache à une séance.
La synthèse : ce que Billy lit des séances pour rédiger le premier jet.
Confidentialité et données : les accords du bénéficiaire.
Mener un bilan : la séance pas à pas.