Qualiopi

Qualiopi est la certification qualité qu’un cabinet doit détenir pour que ses bilans soient financés par des fonds publics ou mutualisés, le CPF en tête. Un auditeur vient vérifier, pièces à l’appui, que le cabinet fait ce qu’il annonce.

Le travail du bilan se fait déjà dans Bilan+ : séances, émargements, synthèse, enquêtes. Les preuves peuvent donc s’y fabriquer au fil de l’eau, au lieu d’être reconstituées la veille de l’audit.

22 indicateurs sur 32

Le référentiel national Qualiopi compte 32 indicateurs. Ils ne s’appliquent pas tous à chaque organisme : certains portent sur d’autres types de prestations que le bilan de compétences.

Bilan+ suit les 22 indicateurs applicables au bilan de compétences : 1, 2, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21 à 27, 30, 31 et 32. Les dix autres (3, 7, 8, 13 à 16, 20, 28 et 29) n’apparaissent pas.

Certains s’évaluent au niveau du cabinet :

l’information du public ;
les moyens et les locaux ;
la qualification du personnel ;
la veille ;
le handicap ;
les réclamations ;
l’amélioration continue.

D’autres s’évaluent dossier par dossier : l’analyse du besoin, les objectifs, le déroulement, l’évaluation de l’atteinte des objectifs. Pour ceux-là, l’état du cabinet dépend de tous ses dossiers. Un seul dossier en « Action requise » met l’indicateur du cabinet en « Action requise ». L’indicateur n’est « Conforme » que si tous les dossiers concernés le sont.

Le centre de pilotage

Le menu « Qualiopi » ouvre le centre de pilotage de la qualité. Il se compose de six onglets.

Onglet	Ce qu’on y fait
« Tableau de bord »	voir les 22 indicateurs, leur état, et le détail dossier par dossier
« Coffre-fort »	déposer et dater les pièces justificatives du cabinet
« Réclamations »	traiter les réclamations reçues
« Plan d’amélioration »	consigner les actions correctives et les comités de pilotage
« Mode auditeur »	préparer ce que l’on transmet à l’auditeur, dont un export du dossier de preuves
« Paramètres »	désigner le référent handicap, déclarer si l’organisme a plusieurs intervenants

Chaque indicateur porte un état : « Conforme », « À compléter », « Action requise », « Preuve à lier au bilan » ou « Non applicable ». Un indicateur non applicable sort du calcul. C’est le cas, par exemple, de la coordination des intervenants pour un organisme qui n’en a qu’un.

Autour du tableau de bord, quatre écrans aident à préparer l’audit. « Actions Qualiopi à mener » liste ce qu’il reste à faire, du plus grave au moins grave. « Historique Qualiopi » trace l’évolution du score. Ce score est un pourcentage : un indicateur « Conforme » y compte en entier, un indicateur « À compléter » pour moitié, et les indicateurs non applicables n’y entrent pas. L’indicateur des réclamations compte double, parce qu’un manquement y est une non-conformité majeure. « Comprendre les 22 indicateurs Qualiopi » explique chaque indicateur. Enfin, l’audit blanc (« Billy Auditeur — Audit blanc IA ») fait jouer à Billy le rôle de l’auditeur. Il relit le tableau de bord et classe ce qu’il trouve en non-conformités majeures, non-conformités mineures et observations.

Un consultant qui n’est pas administrateur du cabinet voit le tableau de bord de ses propres dossiers.

Les preuves que Bilan+ produit en travaillant

flowchart LR
    S["Séances<br/>et émargements"]
    Y["Synthèse finale<br/>et accusé de réception"]
    Q["Enquêtes<br/>de satisfaction"]
    R["Réclamations et<br/>plan d'amélioration"]
    D["Pièces désignées<br/>par le consultant"]
    V["Coffre-fort<br/>du cabinet"]
    T["<b>Tableau de bord</b><br/>22 indicateurs"]
    S --> T
    Y --> T
    Q --> T
    R --> T
    D --> T
    V --> T

La plupart des preuves suivent le même schéma. Le consultant déclenche. Le bénéficiaire reçoit un lien par courriel et agit sur une page sans avoir à se connecter. Bilan+ garde une trace datée.

Preuve	D’où elle vient dans Bilan+	Indicateur
Feuille d’émargement de chaque séance	Le consultant lance l’émargement depuis la séance, le bénéficiaire confirme par le lien reçu, le consultant confirme à son tour. Un PDF daté est alors produit.	10
Temps réellement passé	Les séances terminées sont comparées à la « Durée contractuelle (heures) » saisie sur la fiche du bénéficiaire.	10
Remise de la synthèse	La synthèse marquée « Synthèse finale » est partagée, puis le bénéficiaire confirme l’avoir reçue.	11
Satisfaction des bénéficiaires	Un questionnaire de fin de bilan part à la clôture du bilan, un second six mois plus tard. Chacun part avec deux relances automatiques au plus ; le consultant peut en renvoyer d’autres.	30
Résultats publiés	Les réponses aux questionnaires alimentent une page publique de résultats du cabinet.	2
Traitement des réclamations	Une réclamation arrive par un formulaire public, par l’espace du bénéficiaire ou par saisie du consultant. Elle reçoit un accusé de réception immédiat et une échéance de quinze jours, et chaque étape est tracée.	31
Amélioration continue	Les actions correctives et les comités de pilotage sont consignés dans le « Plan d’amélioration ».	32

D’autres traces servent de pièces sans être comptées par un indicateur précis. Les documents signés en ligne, comme une convention, deviennent un PDF figé : ce qui a été signé ne change plus. Ce que vaut cette signature est expliqué dans Les documents. Les consentements du bénéficiaire sont eux aussi datés, qu’il les donne ou qu’il les retire.

Ce qui reste au cabinet

Le logiciel ne peut pas tout prouver seul. Trois familles de preuves demandent un geste du cabinet.

Les pièces du coffre-fort. Plusieurs indicateurs se prouvent par des documents que le cabinet dépose dans le « Coffre-fort » :

l’information du public ;
les moyens et les locaux ;
les ressources pédagogiques ;
la qualification du personnel ;
la formation continue ;
les trois veilles : réglementaire, pédagogique, technologique.

Chaque pièce peut porter une date d’émission et une date d’expiration. Bilan+ prévient par courriel quand une pièce expire dans moins de trente jours.

Les pièces à lier à un dossier. L’analyse du besoin, les objectifs, l’adaptation du contenu, l’information du bénéficiaire et le suivi s’apprécient dossier par dossier. Le consultant y désigne ce qui fait preuve dans Bilan+ (une carte du parcours, une séance, une synthèse, un document) ou écrit une note. Tant qu’il ne l’a pas fait, l’indicateur affiche « Preuve à lier au bilan ».

Les déclarations du cabinet. Le référent handicap se désigne dans les « Paramètres ». Pour un bénéficiaire en situation de handicap, les aménagements prévus se décrivent dans son dossier.

Pour aller plus loin

Les séances : l’émargement et le temps passé.
La synthèse : la synthèse finale et sa remise.
Mener un bilan : l’émargement, la synthèse finale et la clôture, pas à pas.
Confidentialité et données : les consentements du bénéficiaire.