Questions fréquentes
Les réponses courtes aux questions les plus fréquentes, avec un lien vers la page qui détaille.
Démarrer
Section intitulée « Démarrer »Où revoir la visite guidée de l’application ?
Section intitulée « Où revoir la visite guidée de l’application ? »Cliquez sur votre nom en bas du menu, puis sur « Tutoriels ». Chaque visite guidée s’y relance.
Voir Menu utilisateur.
Mon bénéficiaire n’a pas reçu l’invitation. Que faire ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire n’a pas reçu l’invitation. Que faire ? »Ouvrez sa fiche, cliquez sur « Lien d’invitation », puis sur « Copier le lien », et envoyez-le-lui vous-même. « Renvoyer l’invitation » envoie un nouveau lien par courriel et désactive l’ancien.
Voir Mener un bilan de bout en bout.
Puis-je préparer le parcours avant d’inviter le bénéficiaire ?
Section intitulée « Puis-je préparer le parcours avant d’inviter le bénéficiaire ? »Oui. À la création, laissez décochée la case « Inviter le bénéficiaire par email maintenant ». Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Donner accès » en haut de sa fiche : l’invitation part.
Voir Mener un bilan de bout en bout.
Les activités et les ressources
Section intitulée « Les activités et les ressources »Quelle différence entre une activité et une ressource ?
Section intitulée « Quelle différence entre une activité et une ressource ? »Une activité demande un travail au bénéficiaire : un test, un questionnaire, un exercice. Elle a un état et fait avancer l’étape. Une ressource se lit ou se regarde, sans rien à rendre : une fiche, une vidéo, un article.
Voir Les ressources.
Comment créer mon propre questionnaire, avec des scores ?
Section intitulée « Comment créer mon propre questionnaire, avec des scores ? »Dans « Activités », cliquez sur « Nouvelle activité », puis sur « Formulaire ». Dans l’onglet « Parametres » de l’éditeur, activez le scoring par dimensions et déclarez vos dimensions ; dans l’onglet « Éditeur », rattachez chaque question notée (échelle, choix, note, classement, quiz) à une dimension.
Voir Construire sa boîte à outils.
Mon bénéficiaire voit-il les scores de mon questionnaire ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire voit-il les scores de mon questionnaire ? »Seulement si vous avez coché « Afficher les résultats au bénéficiaire », dans l’onglet « Parametres » du formulaire. Sinon, vous seul les voyez. La case peut se cocher après coup : les scores déjà calculés apparaissent alors chez lui.
Voir Les activités.
Je veux modifier un contenu fourni par Bilan+. Comment faire ?
Section intitulée « Je veux modifier un contenu fourni par Bilan+. Comment faire ? »Les contenus Bilan+ (activités, ressources, modèles) ne se modifient pas. Dès que vous commencez à en modifier un, la fenêtre « Créer votre version » vous propose une copie qui arrive dans « Perso ».
Voir Les bibliothèques.
Comment partager un questionnaire avec mes collègues ?
Section intitulée « Comment partager un questionnaire avec mes collègues ? »En formule Équipe, l’administrateur du cabinet ouvre sa fiche dans « Activités » et clique sur le bouton « Personnel » : le questionnaire passe dans la bibliothèque du cabinet, visible de tous ses consultants. Un consultant qui n’est pas administrateur ne peut pas le faire.
Voir Travailler en cabinet.
Le parcours
Section intitulée « Le parcours »Mon bénéficiaire lit que son parcours est en préparation. Pourquoi ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire lit que son parcours est en préparation. Pourquoi ? »Son parcours ne contient aucune phase. Ouvrez l’onglet « Suivi » de sa fiche et cliquez sur « Appliquer un parcours type ».
Voir Mon Parcours.
J’ai amélioré mon modèle de parcours. Pourquoi le parcours de mon bénéficiaire n’a-t-il pas changé ?
Section intitulée « J’ai amélioré mon modèle de parcours. Pourquoi le parcours de mon bénéficiaire n’a-t-il pas changé ? »Appliquer un modèle en fait une copie. Les parcours déjà lancés restent tels quels. Seuls les bénéficiaires à qui vous appliquerez le modèle ensuite en profitent.
Voir Le parcours.
Une étape apparaît grisée avec un cadenas chez mon bénéficiaire. Pourquoi ?
Section intitulée « Une étape apparaît grisée avec un cadenas chez mon bénéficiaire. Pourquoi ? »Le parcours est en déblocage progressif : les étapes s’ouvrent au fur et à mesure. Selon votre réglage, elles s’ouvrent seules quand la précédente est terminée, ou c’est vous qui les débloquez depuis le menu d’une carte.
Voir Le parcours et Onglet « Suivi ».
Pourquoi la carte liée à une séance ne se coche-t-elle pas toute seule ?
Section intitulée « Pourquoi la carte liée à une séance ne se coche-t-elle pas toute seule ? »Une carte se coche seule quand toutes ses activités sont terminées. Une séance qui a lieu ne coche pas sa carte, pas plus qu’un document signé : cochez-la à la main.
Voir Le parcours.
Les séances
Section intitulée « Les séances »Mon bénéficiaire doit-il recevoir un lien pour la visio ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire doit-il recevoir un lien pour la visio ? »Non. Cliquez sur « Démarrer la visio » sur la page de la séance. Le bouton « Rejoindre la visio » apparaît alors sur sa propre page de séance.
Voir Les séances.
Mon bénéficiaire voit-il mes notes de séance ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire voit-il mes notes de séance ? »Il voit ce que vous écrivez sous « Notes de la session (visibles par le bénéficiaire) ». Il ne voit jamais les notes privées, mais Billy les lit quand il rédige la synthèse.
Voir Les séances.
La page s’est rechargée pendant l’enregistrement. Ai-je perdu le son ?
Section intitulée « La page s’est rechargée pendant l’enregistrement. Ai-je perdu le son ? »Non : le son est sauvegardé en continu dans votre navigateur. Si l’onglet s’est fermé avant l’envoi, ouvrez, dans le même navigateur, la page de récupération des enregistrements.
Voir Les séances.
Mon bénéficiaire doit-il se connecter pour émarger ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire doit-il se connecter pour émarger ? »Non. Il reçoit un courriel avec un lien valable 48 heures et confirme sa présence sur la page qui s’ouvre. Quand vous avez confirmé tous les deux, « Télécharger le PDF » donne l’attestation.
Voir Les séances.
La synthèse
Section intitulée « La synthèse »Pourquoi « Sessions d’accompagnement » est-il grisé quand je crée une synthèse ?
Section intitulée « Pourquoi « Sessions d’accompagnement » est-il grisé quand je crée une synthèse ? »Seules les séances qui ont eu lieu sont proposées : terminées, ou rouvertes après coup. Une séance passe à « terminée » d’elle-même peu après son heure de fin.
Voir Mener un bilan de bout en bout.
Ma synthèse semble pauvre : les résultats des tests n’y sont pas. Pourquoi ?
Section intitulée « Ma synthèse semble pauvre : les résultats des tests n’y sont pas. Pourquoi ? »Les résultats de tests, les formulaires et le portfolio arrivent par les cartes du parcours qui les portent. Cochez « Parcours d’accompagnement » dans « Données à utiliser ». Sur un dossier qui démarre, Billy n’a pas de quoi remplir les sections.
Voir La synthèse.
Comment adapter la synthèse à ma méthode ?
Section intitulée « Comment adapter la synthèse à ma méthode ? »Faites votre version d’un modèle de synthèse. Dans « Templates », ouvrez « Synthèse du bilan de compétences », cliquez sur « Éditer le contenu », puis réécrivez le « Prompt IA » de chaque section : c’est la consigne que Billy suit pour la rédiger.
Voir Construire sa boîte à outils.
Comment corriger le texte rédigé par Billy ?
Section intitulée « Comment corriger le texte rédigé par Billy ? »Directement dans l’éditeur de la synthèse : chaque modification s’enregistre seule. En mode « Supervisé », vous relisez et corrigez chaque section avant « Section suivante », et vous pouvez faire vos remarques à Billy : il en tient compte dans les sections suivantes.
Voir La synthèse et Onglet « Synthèses ».
Les titres de mes sections apparaissent en double. Pourquoi ?
Section intitulée « Les titres de mes sections apparaissent en double. Pourquoi ? »La section porte déjà le titre de son champ « Titre ». Un titre écrit au-dessus dans le modèle, avec une autre formulation, s’ajoute au sien : retirez-le. Un titre identique n’est pas doublé.
Voir Templates.
Comment changer les couleurs de la page de garde ?
Section intitulée « Comment changer les couleurs de la page de garde ? »La page de garde se règle à l’export : « Exporter », « Ajouter une page de garde », puis « Charte graphique » pour les couleurs de cet export. Les couleurs par défaut de tous vos exports se règlent dans « Paramètres », onglet « Charte graphique ».
Voir Onglet « Synthèses » et Paramètres.
Mon bénéficiaire ne voit pas sa synthèse. Pourquoi ?
Section intitulée « Mon bénéficiaire ne voit pas sa synthèse. Pourquoi ? »Une synthèse en « Brouillon » lui est invisible. Cliquez sur « Partager » : elle apparaît dans son parcours et il reçoit une notification.
Voir La synthèse.
Comment prouver la remise de la synthèse pour Qualiopi ?
Section intitulée « Comment prouver la remise de la synthèse pour Qualiopi ? »Une fois la synthèse partagée, cliquez sur « Marquer comme finale ». Le bénéficiaire est invité à confirmer qu’il l’a reçue, et sa confirmation datée sert de preuve.
Voir La synthèse et Qualiopi.
Billy et l’IA
Section intitulée « Billy et l’IA »L’IA est indisponible pour un bénéficiaire, avec « Consentement IA en attente ». Que faire ?
Section intitulée « L’IA est indisponible pour un bénéficiaire, avec « Consentement IA en attente ». Que faire ? »Le bénéficiaire n’a jamais répondu à la question sur l’IA : c’est traité comme un refus. Invitez-le à répondre, ou enregistrez depuis sa fiche un accord donné de vive voix.
Voir Confidentialité et données.
Qu’est-ce qui part au fournisseur d’IA ?
Section intitulée « Qu’est-ce qui part au fournisseur d’IA ? »Les sources que Billy lit, sous une forme pseudonymisée : le nom complet du bénéficiaire et le vôtre sont remplacés par des repères avant l’envoi. Un document déposé, comme un CV, part tel quel.
Voir Confidentialité et données.
Billy peut-il modifier mes contenus ou écrire à mon bénéficiaire ?
Section intitulée « Billy peut-il modifier mes contenus ou écrire à mon bénéficiaire ? »Dans le menu « Billy », il lit et répond, sans rien modifier. Il n’écrit que dans la synthèse qu’il rédige, dans un formulaire, ou dans ce qu’il crée avec « Créer avec Billy ». Il ne partage jamais une synthèse et n’envoie jamais de message.
Voir Billy.
Formules, crédits et cabinet
Section intitulée « Formules, crédits et cabinet »Combien de crédits consomme une synthèse ?
Section intitulée « Combien de crédits consomme une synthèse ? »30 crédits IA, quel que soit le type ou le mode, débités une seule fois. La transcription d’une séance ne consomme rien.
Voir Formules et crédits.
Que se passe-t-il quand je n’ai plus de crédits ?
Section intitulée « Que se passe-t-il quand je n’ai plus de crédits ? »L’action de Billy est refusée avant de commencer, et rien n’est débité. Le reste de l’application continue de fonctionner. L’administrateur du cabinet achète un pack de crédits ou change de formule.
Voir Formules et crédits.
Je ne peux pas ajouter un deuxième bénéficiaire. Pourquoi ?
Section intitulée « Je ne peux pas ajouter un deuxième bénéficiaire. Pourquoi ? »La formule gratuite compte une place de bénéficiaire, ou le nombre de places que l’équipe de Bilan+ vous a accordé. Achetez un accompagnement à l’unité, ou passez en Pro. La bénéficiaire de démonstration ne compte pas.
Voir Formules et crédits.
Mes collègues du cabinet voient-ils mes bénéficiaires ?
Section intitulée « Mes collègues du cabinet voient-ils mes bénéficiaires ? »Non. Un dossier n’est ouvert qu’à son consultant référent et à l’administrateur du cabinet. Travailler à plusieurs demande la formule Équipe.
Voir Travailler à plusieurs dans un cabinet.
Comment confier un bénéficiaire à un collègue ?
Section intitulée « Comment confier un bénéficiaire à un collègue ? »L’administrateur du cabinet coche le bénéficiaire dans « Bénéficiaires », clique sur « Réassigner » et choisit le nouveau consultant. Le dossier et ses séances suivent. Ce geste est réservé à la formule Équipe.
Voir Travailler à plusieurs dans un cabinet.
Les documents
Section intitulée « Les documents »Où saisir le SIRET, l’adresse ou le numéro Qualiopi repris dans mes documents ?
Section intitulée « Où saisir le SIRET, l’adresse ou le numéro Qualiopi repris dans mes documents ? »Dans « Paramètres », onglet « Champs personnalisés ». La partie « Ce que vos modèles attendent » liste ce qui manque. Vous le saisissez une fois, et chaque document le reprend.
Voir Démarrer seul et Paramètres.