Confidentialité et données

Un bilan de compétences brasse des données personnelles : un parcours professionnel, des résultats de tests, des doutes confiés en séance. Cette page explique ce que le bénéficiaire accepte, ce qui sort de Bilan+ quand l’IA travaille, et ce qui est conservé.

Ce que chacun accepte

Au premier accès : deux choix indépendants

À sa première connexion, le bénéficiaire passe par l’écran « Confidentialité de vos données ». Le consultant aussi : il répond au même écran à sa propre première connexion. Le paragraphe sur l’enregistrement audio y est écrit pour chacun : le bénéficiaire lit que son consultant peut enregistrer les séances ; le consultant lit qu’il peut enregistrer ses séances si le bénéficiaire l’a accepté. Chacun y répond à deux questions distinctes :

• « Traitements IA » : la synthèse, Billy, l’analyse d’un CV ou d’un document, les suggestions de métiers et de compétences ;
• « Enregistrement audio des séances » : l’enregistrement de la séance et sa transcription.

Pour chacune, deux réponses : « J’accepte » ou « Je refuse ». Aucune n’est présélectionnée, et « Continuer » reste inactif tant que les deux questions n’ont pas de réponse : un accord se donne, un refus aussi. On peut accepter l’un et refuser l’autre, ou refuser les deux. Les deux choix se modifient ensuite à tout moment dans « Mon profil », rubrique « Confidentialité ».

Chaque réponse est enregistrée avec sa date, un refus comme un accord. Accepter, retirer puis accepter de nouveau laisse trois traces distinctes : un retrait est daté et conservé.

Les documents légaux et les contrats

Quand les conditions d’utilisation ou la politique de confidentialité changent de version, une fenêtre demande à chacun d’accepter la nouvelle version à sa prochaine connexion.

L’administrateur du cabinet accepte en plus, avant tout paiement, trois contrats professionnels, dont l’accord sur le traitement des données. Voir Formules et crédits.

Si le bénéficiaire refuse l’IA

Un refus coupe l’IA pour ce bénéficiaire. Il n’a plus accès à Billy, la synthèse de son bilan ne peut pas être rédigée par l’IA, et ses séances ne sont pas transcrites. Le consultant voit un bandeau à la place de ces fonctions.

Un bénéficiaire qui n’a jamais répondu est traité comme un refus. Le bandeau indique alors « Consentement IA en attente ». Le consultant peut inviter le bénéficiaire à répondre, ou enregistrer depuis sa fiche un accord donné de vive voix.

Le consultant peut aussi activer l’IA après un retrait, ou un refus, du bénéficiaire. Il en est averti avant de confirmer. Ce n’est jamais discret :

• l’action est enregistrée à son nom, avec la date ;
• le bénéficiaire en est informé par courriel ;
• la fiche affiche « Consentement IA retiré par le bénéficiaire le …, réactivé par … le … » s’il avait accepté puis retiré, et « Consentement IA refusé par le bénéficiaire le …, activé par … le … » s’il avait refusé dès le premier écran. Le courriel suit la même distinction : on ne dit pas à quelqu’un qu’il a « retiré » ce qu’il n’a jamais accordé.

Le bénéficiaire garde la main : il peut retirer de nouveau son accord depuis son profil.

La transcription d’une séance demande deux accords du bénéficiaire : l’IA et l’enregistrement audio. S’il a refusé l’enregistrement audio, ou s’il n’a pas encore répondu à cette question, ses séances ne sont pas enregistrées. La page de la séance l’indique (« Enregistrement audio désactivé ») ; si le bénéficiaire vous a donné son accord de vive voix, vous pouvez l’enregistrer depuis ce bandeau. L’action est tracée à votre nom.

Ce qui part au fournisseur d’IA

Le dossier, sous une forme pseudonymisée

Quand le consultant discute avec Billy au sujet d’un bénéficiaire, Billy peut lire tout son dossier : portfolio, résultats de tests, réponses aux formulaires, séances et leurs transcriptions, synthèses.

Pour rédiger une synthèse, l’IA ne lit que les sources que le consultant a choisies, et des extraits des synthèses déjà partagées au bénéficiaire. Le détail est dans La synthèse.

Dans les deux cas, le texte est envoyé au modèle d’IA sous une forme pseudonymisée, c’est-à-dire avec les noms remplacés par des repères.

Avant l’envoi, Bilan+ remplace :

• le prénom et le nom du bénéficiaire écrits ensemble, et son adresse courriel ;
• les entreprises du portfolio du bénéficiaire ;
• le prénom et le nom du consultant écrits ensemble, et le nom du cabinet. Ceux-là sont remplacés dans la synthèse, les échanges du consultant avec Billy, le résumé des séances et « Billy personnalisé ».

Bilan+ remet les vrais noms dans la réponse, au fur et à mesure qu’elle s’affiche.

Deux contenus partent tels quels. Le contenu d’un document que l’on dépose, un CV par exemple, est transmis sans remplacement. L’audio d’une séance, lui, est envoyé au service de transcription.

Billy s’adapte à la personne qui lui parle

Le contenu transmis dépend de la personne qui converse avec Billy. Quand c’est le bénéficiaire, Billy ne reçoit ni les synthèses non partagées ni les notes privées du consultant.

Les fournisseurs

Les textes sont traités par l’IA Claude, de la société Anthropic. La politique de confidentialité de Bilan+ indique que l’application est hébergée dans l’Union européenne. Elle indique aussi que certains prestataires sont situés aux États-Unis, dans un cadre juridique européen.

Les principaux prestataires et leur rôle :

• Anthropic (États-Unis) : l’IA Claude, qui traite les textes ;
• Mistral : prend le relais pour certaines demandes quand Anthropic ne répond pas, et lit les documents scannés ;
• Groq (États-Unis) : la transcription des séances ;
• Hostinger (Union européenne) : l’hébergement de l’application et de ses bases de données ;
• Cloudflare (États-Unis) : le stockage des fichiers.

Ce cadre juridique, ce sont les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La politique de confidentialité donne la liste complète des prestataires.

Qui voit quoi dans le dossier

Un dossier n’est ouvert qu’au consultant référent du bénéficiaire et à l’administrateur de son cabinet. Le bénéficiaire, lui, voit son propre travail et ce que le consultant lui partage. Le détail, rôle par rôle, est dans Les acteurs.

Ce que Bilan+ conserve

Les traces qui prouvent. Les consentements, les émargements et les documents signés sont conservés avec leur date. Un document signé est figé : il ne se modifie plus.

Les séances. Le texte de la transcription et le compte-rendu sont conservés.

Exercer ses droits. La politique de confidentialité est accessible en bas de la page « Mon profil ». Elle décrit les droits de chacun (accès, rectification, effacement, portabilité) et l’adresse à laquelle écrire pour les exercer.

Pour aller plus loin

• Les acteurs : qui voit quoi, rôle par rôle.
• Billy : ce que fait l’assistant avec le dossier.
• Les séances : l’enregistrement et la transcription.
• Côté bénéficiaire : donner ses accords, et les changer depuis son profil.