Les documents

Un bilan produit aussi des papiers administratifs : la convention, le contrat d’engagement, l’attestation de fin. Ce n’est pas le cœur de votre travail, mais il faut les produire pour chaque bénéficiaire. Bilan+ les fabrique à partir de modèles de documents : vous écrivez chaque papier une fois, et le logiciel en tire un exemplaire par bénéficiaire, avec les bonnes informations dedans.

Le livrable du bilan, lui, a sa propre page : La synthèse.

Du modèle au document

Un modèle de document est un texte type, rangé dans « Templates », avec vos modèles de synthèse. Il contient des trous qui se remplissent tout seuls : les variables.

Pour produire un document, partez de l’onglet « Documents » du bénéficiaire et choisissez un modèle. Bilan+ crée alors son document. Ce document est ensuite indépendant du modèle : modifier le modèle ne change pas les documents déjà créés, et vous pouvez retoucher le document comme n’importe quel texte.

Bilan+ fournit cinq modèles de documents : « Convention tripartite de bilan de compétences », « Attestation de fin de bilan de compétences », « Contrat d’engagement réciproque », « Note de séance », « Fiche d’exploration de piste professionnelle ». Vous en faites votre version comme de tout contenu Bilan+ (voir Les bibliothèques). Pour créer le vôtre, partez d’une page vide, ou confiez un document existant (PDF, Word) à « Importer avec Billy », qui le convertit en modèle avec ses variables.

Le récapitulatif des séances

Dans un modèle ou un document, tapez « / » puis choisissez, dans la catégorie « Séances », le récapitulatif des séances. C’est un tableau que Bilan+ remplit tout seul avec les séances du bénéficiaire : numéro, date, durée prévue, titre, statut et émargement. Il se met à jour à chaque ouverture et à chaque export : une séance ajoutée après coup y apparaît sans rien refaire, et les numéros se recalculent.

Statut : à venir, en cours, réalisée, annulée, n’a pas eu lieu (séance que vous avez marquée « non tenue »). Vous voyez aussi « Rouverte » ; le bénéficiaire, lui, voit l’état selon l’heure.
Numéro : les séances tenues ou à venir sont numérotées dans l’ordre ; une séance annulée ou non tenue n’a pas de numéro.
Émargement, pour une séance tenue : « Signé » (vous et le bénéficiaire avez confirmé), « En attente », « Non confirmé » (l’un des deux n’a pas confirmé dans le délai), « Non lancé » (vous n’avez pas lancé l’émargement). Pour une séance à venir, annulée ou non tenue : « — ».

Chaque ligne se déplie sur le détail de la séance. Vous y voyez aussi vos notes privées ; le bénéficiaire, lui, ne voit que ce que vous avez partagé. Dans le PDF et le Word, le tableau est suivi du détail des séances qui en ont un, toujours sans vos notes privées. Dans un modèle, le bloc montre un tableau d’exemple, trois séances fictives.

Les variables

Une variable s’insère en tapant deux accolades {{, puis en choisissant dans la liste. Elle vit à un niveau précis, et se remplit une seule fois, à cet endroit-là.

Niveau	Exemples	Où la remplir	Qui la remplit
Calculée par Bilan+	nom et courriel du bénéficiaire, du consultant, nom du cabinet, date du jour	nulle part	personne
Cabinet	SIRET, adresse, numéro de déclaration d’activité, numéro Qualiopi	« Paramètres » → « Champs personnalisés » → « Informations du cabinet »	l’administrateur du cabinet
Consultant	titre, qualification, coordonnées	« Paramètres » → « Champs personnalisés » → « Vos informations »	le consultant
Bénéficiaire	financeur, dates, durée, lieu du bilan	« Fiche du bénéficiaire », onglet « Champs »	le consultant qui suit le bénéficiaire

Quand une même information existe à plusieurs niveaux, la plus précise l’emporte : la valeur du bénéficiaire passe avant celle du consultant, qui passe avant celle du cabinet.

Une variable reste vivante. Sa valeur est relue à chaque affichage : une information renseignée après coup apparaît dans un document déjà créé, sans avoir à le refaire.

Quand une valeur manque, Bilan+ la demande au moment de créer le document, dans la fenêtre « Informations à renseigner ». On peut remplir tout de suite, ou choisir « Continuer sans remplir ». Tant que la valeur manque, le consultant voit l’étiquette avec la mention « à compléter », et le bénéficiaire, comme un PDF ou un fichier Word exporté, voit un blanc.

Les mêmes variables servent dans les modèles de synthèse et dans les activités « Document ».

La signature électronique simple

Vous pouvez faire signer un document ou une synthèse par le bénéficiaire. La demande part d’une carte du parcours sur laquelle le document est posé, avec le bouton « Demander une signature ». Le bénéficiaire reçoit un lien par courriel, valable 48 heures, et signe sans se connecter.

On ne fait pas signer un document troué. La signature fige le document pour toujours : un blanc y deviendrait définitif. Si une variable est vide, Bilan+ refuse la demande et nomme chaque variable à remplir, avec l’écran où le faire. C’est le seul endroit de Bilan+ qui bloque sur une variable vide.
On ne signe que ce qu’on a vu. Le bénéficiaire signe sur une page qui lui montre le document en PDF. Il trace sa signature (« Dessiner ») ou tape son nom (« Taper mon nom »). Si le document a changé depuis qu’il l’a ouvert, il doit recharger la page et relire.
Ce qui est signé ne bouge plus. Bilan+ fabrique le PDF une seule fois et le conserve avec son empreinte, un code qui permet de vérifier qu’il n’a pas été modifié. Chaque export PDF renvoie ensuite ce fichier-là, et le document n’est plus modifiable. Bilan+ garde aussi le nom du signataire, la date, l’adresse de sa connexion internet (adresse IP) et son navigateur.

Ce que vaut cette signature. C’est une signature électronique simple. Le PDF le dit en toutes lettres sous le tracé : « Signature électronique simple, sans valeur juridique opposable. » Elle montre que le bénéficiaire a accepté ce document-là, à cette date. Elle ne remplace pas une signature électronique qualifiée.

Exporter

Un document s’exporte en PDF, aux couleurs du cabinet, ou en Word. Pour un document signé, le PDF est le fichier figé ; le Word reprend le texte, sans la signature.

Un fichier se lit sur papier ou dans une visionneuse : ce qui s’ouvre ou se lance à l’écran y prend une forme fixe.

Un bloc dépliant est imprimé ouvert : son titre, puis son contenu.
Une vidéo ou un contenu en ligne devient son adresse, écrite en toutes lettres, précédée de « Vidéo » ou « Contenu en ligne ».
Un encadré garde son émoji et sa couleur.
Dans le PDF, un saut de page ne coupe ni une image, ni un encadré, ni une adresse de vidéo.
Dans le Word, les colonnes restent côte à côte, dans leurs proportions ; une image garde sa légende ; une citation garde ses paragraphes.

Un bloc de résultat de test s’imprime avec le nom du test, l’essentiel du résultat et ses chiffres : le code et le classement des six dimensions pour le RIASEC, les cinq traits et leur score pour le Big Five, les six moteurs dans l’ordre choisi par le bénéficiaire, les valeurs prioritaires de la Boussole, et ainsi de suite. Deux dimensions de même score partagent leur rang, marqué « ex æquo ». Si le bénéficiaire n’a pas terminé le test, le fichier l’indique en une ligne : « test non terminé à la date de ce document ». Un test qui ne lui a jamais été proposé n’apparaît pas.

Un bloc Bilan 360 s’imprime avec le nombre d’évaluateurs, l’écart moyen entre l’auto-évaluation et l’entourage (chaque qualité est notée de 1 à 5), puis les cinq premiers écarts, chacun avec ses qualités notées et une piste d’action ; les écarts suivants sont comptés. Les blocs d’orientation (adéquation métiers, compétences signature, cartographie par domaine) ne sont pas imprimés : ils sont réservés au consultant.

Avant de télécharger, le panneau d’export d’une synthèse liste les blocs que le fichier ne montrera pas, avec la raison de chacun.

Pour aller plus loin

La synthèse : le livrable du bilan, et ses modèles.
Qualiopi : les pièces que ces documents apportent à un audit.
Construire sa boîte à outils : un modèle de document et ses variables, en bref.
Référence : Templates : la bibliothèque des modèles, bouton par bouton.